Privacyverklaring van de Utrechtse Roeivereniging Viking (vastgesteld in de bestuursvergadering van 7 oktober 2019)
Inleiding
Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor onze vereniging van groot belang. Wij zorgen dan ook voor zorgvuldige verwerking en beveiliging van uw persoonlijke gegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en – met ingang van 25 mei 2018 – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
Onze vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepalen en dat wij verantwoordelijk zijn voor de naleving van de wettelijke vereisten.
Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Als u onze website bezoekt, informatie aanvraagt via onze website en/of zich bij ons aanmeldt als lid of vrijwilliger, of deelneemt aan een activiteit van ons, dan registreren wij persoonsgegevens van u. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Wij verwerken alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens. De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging:
- om contact met u te kunnen opnemen; (of als u een minderjarig lid bent, ook met uw ouders)
- om u informatie te sturen over de Utrechtse Roeivereniging Viking en over het roeien, c.q. de roeisport;
- voor het uitvoeren van de administratie van de Utrechtse Roeivereniging Viking;
- voor het uitvoeren van overige voor de Utrechtse Roeivereniging Viking gebruikelijke activiteiten.
Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens
Volgens de wetgeving mogen wij alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de
wettelijke grondslagen geldt. Wij hanteren de volgende rechtsgronden voor de verwerking van
persoonsgegevens:
- in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een (lidmaatschaps-)overeenkomst;
- om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking);
- in verband met de gerechtvaardigde belangen van de vereniging, waarbij wij er op letten dat deimpact op uw privacy zo beperkt mogelijk is.
Website en Cookies
Een cookie bevat gegevens, zodat u als bezoeker kan worden herkend, telkens als u de website bezoekt. Het is dan mogelijk om de website speciaal op u in te stellen en/of het inloggen te vergemakkelijken. U kunt in uw browser cookies buiten werking stellen, zonder dat dit vergaande gevolgen heeft voor uw gebruik van de website. Het gevolg kan dan echter zijn dat bepaalde onderdelen minder of niet meer toegankelijk voor u zijn. Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor het Privacy Statement, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.
Foto’s
Door of namens Viking kunnen foto’s gemaakt worden van onder andere wedstrijden of verenigingsactiviteiten. Deze kunnen ook op de website van Viking gepubliceerd worden. Als u merkt dat er tijdens activiteiten van de vereniging foto’s worden gemaakt kunt u aangeven dat u niet gefotografeerd wilt worden. Als u desondanks voorkomt op foto’s op de website van Viking kunt u aangeven dat u die foto verwijderd wilt hebben. Viking zal uw verzoek ten uitvoer brengen.
Beveiliging van persoonsgegevens
De Utrechtse Roeivereniging Viking heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De vereniging draagt zorg voor een voldoende toegangsbeveiliging van de website. De vereniging acht zich gehouden aan de meldplicht datalekken en heeft functionarissen binnen de vereniging hierover geïnstrueerd.
Uitwisseling van persoonsgegevens
- Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen de vereniging
De Utrechtse Roeivereniging Viking kan uw (persoons-)gegevens uitwisselen met de diverse functionarissen van de vereniging of met de andere leden en vrijwilligers. De algemene ledenvergadering heeft op 10 april 2012 ermee ingestemd dat leden via een inlogcode kennis kunnen nemen van een beperkt aantal gegevens van de andere leden, te weten naam, roepnaam, voorletters, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, leeftijd en roeivaardigheden. Het doel hiervan is dat leden met elkaar roeiafspraken kunnen maken en met elkaar kunnen communiceren over andere verenigingsactiviteiten. Leden die niet wensen dat deze gegevens voor andere leden zichtbaar zijn kunnen zelf in de module ‘ledenlijst’ deze gegevens onzichtbaar maken. - Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten de vereniging
Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voorbeelden zijn de KNRB en (al dan niet via de nationale bond) de internationale federatie en NOC*NSF
De Utrechtse Roeivereniging Viking kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen op basis van geldende wettelijke verplichtingen. De Utrechtse Roeivereniging Viking maakt gebruik van het e-Captain softwareprogramma van Dispi BV waardoor de persoonsgegevens op een server van dat bedrijf staan. Uit de privacyverklaring van Dispi blijkt dat deze organisatie aan de huidige regelgeving voldoet. - Geen commercieel gebruik
De vereniging zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met uw voorafgaande toestemming.
Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens
Door het meedelen van uw persoonsgegevens (of van uw kinderen indien deze jonger dan 16 jaar zijn) garandeert u dat deze juist en volledig zijn. De vereniging kan u bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk schorsen of definitief uw lidmaatschap beëindigen.
Bewaren van persoonsgegevens
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. De persoonsgegevens van leden en begunstigers worden verwijderd uiterlijk zes jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd of nadat de begunstiger heeft aangegeven dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd. Langer bewaren van de gegevens wordt alleen gedaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.
Uw privacyrechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen en daarnaast kunt u vragen om overdracht van uw gegevens zoals aangegeven in art 20 van de AVG. Ten slotte kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken. Dit zal bijna altijd betekenen dat u geen lid kunt blijven van de vereniging. U kunt uw schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan: de Utrechtse Roeivereniging Viking (Verlengde Hoogravenseweg 13, 3525BB Utrecht of via email:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)
U ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.
U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
De Utrechtse Roeivereniging Viking behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Check daarom regelmatig het Privacy Statement voor een update van het
privacybeleid van de Utrechtse Roeivereniging Viking.
Vragen
Als u nog vragen heeft over het privacybeleid van de Utrechtse Roeivereniging Viking, neemt u dan contact ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.