Vereniging

Privacyverklaring Utrechtse Roeivereniging Viking

Vastgesteld door de algemene vergadering op 10 april 2012

INLEIDING

De Wet bescherming persoonsgegevens geeft regels ter bescherming van de privacy van burgers. De wet is op 1 september 2001 in werking getreden. De Wbp is van toepassing op de ledenadministratie van de Utrechtse Roeivereniging "Viking". In het kader van de wet zijn wij verplicht regels op te stellen; deze regels staan in dit reglement. Iedereen in de vereniging, die gebruikt maakt van de gegevens van de ledenadministratie, is verplicht naar dit reglement te handelen.

 

Artikel 1. DOEL VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
De U.R.V. Viking houdt een administratie bij met persoonsgegevens van leden, oud-leden en begunstigers ten behoeve van:
a. het verzenden van informatie aan de leden, oud-leden en begunstigers;
a. het berekenen, vastleggen en innen van contributies en donaties, waaronder inbegrepen
het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern
b. beheer;
c. het behandelen van geschillen;
d. het doen uitoefenen van accountants- of kascontrole;
e. het controleren in welke boten geroeid en gestuurd mag worden (behaalde examens);
b. het deelnemen aan activiteiten binnen of buiten de vereniging, zoals roeiwedstrijden,
f. roeitochten, instructie, workshops, verenigingswerk e.d.;
g. het onderhouden van contacten met oud-leden.


Artikel 2. VERWERKING VAN GEGEVENS
Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, roepnaam, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het (Post)bankrekeningnummer;
b. gegevens als bedoeld onder sub a, van ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden;
c. gegevens betreffende het lidmaatschap of de begunstiging. Hieronder zijn begrepen gegevens over de aard van het lidmaatschap en de begunstiging, de functie binnen de vereniging en de deelname aan activiteiten;
d. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en donaties;
a. uitsluitend voor oud-leden: de onder sub a. genoemde gegevens, de periode van lidmaatschap en de roeivaardigheden.


Artikel 3. VERSTREKKING VAN GEGEVENS
De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. de leden van de U.R.V. Viking of de begunstigers (alleen naam, roepnaam, voorletters, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres en roeivaardigheden);
b. de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden (alleen naam, roepnaam, voorletters, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e- mailadres en roeivaardigheden);
c. degenen, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van leden, oud-leden en begunstigers;
d. degenen, die belast zijn met activiteiten voor de U.R.V. Viking (o.a. commissieleden, coaches) voor zover de gegevens relevant zijn voor de uitvoering van de activiteiten;
e. de Koninklijke Nederlandsche Roeibond voor het vaststellen van de door de U.R.V. Viking verschuldigde contributie, voor het vaststellen van het door de U.R.V. Viking uit te brengen stemmen in de algemene vergadering van de KNRB en om het mogelijk te maken dat leden deelnemen aan roeiwedstrijden;
f. de Koninklijke Nederlandsche Roeibond voor verstrekken van postcode, geboortedatum, geslacht en de begindatum van het lidmaatschap aan het Kennis- en Informatiesysteem voor de Sport (KISS) van NOC*NSF.
In geen geval zullen gegevens verstrekt worden aan personen buiten de vereniging, sponsors of bedrijven ten behoeve van direct marketing of andere doeleinden.


Artikel 4. INZAGE EN AFSCHRIFT VAN GEGEVENS
1. Een lid, een ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, een oud-lid of begunstiger heeft het recht inzage te verkrijgen in en de herkomst te vernemen van de ten aanzien van hem verwerkte persoonsgegevens.
2. Het verkrijgen van inzage gebeurt in de bestuurskamer van de U.R.V. Viking of doordat het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger om een afschrift verzoekt.
3. Het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger kan alleen inzage of een afschrift verkrijgen van zijn eigen persoonsgegevens of die van het minderjarige lid waarvan hij/zij ouder, verzorger of voogd is.
4. Het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger dient zijn verzoek tot inzage of het verkrijgen van een afschrift schriftelijk in bij het bestuur van de U.R.V. Viking. Tenzij gewichtige redenen een reden vormen om geen inzage te geven of een afschrift te verstrekken, wordt aan het verzoek binnen vier weken voldaan.

Artikel 5. WIJZIGING VAN GEGEVENS
1. Wanneer de verwerkte persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt, kan het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger verzoeken om de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
2. Het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger dient zijn verzoek tot wijziging van zijn persoonsgegevens schriftelijk in bij het bestuur van de U.R.V. Viking. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen.
3. Wanneer het bestuur twijfelt aan de juistheid van de door het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger verzochte wijziging(en) kan het bestuur van het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger verlangen dat deze de juistheid van de voorgestelde wijzigingen aantoont.
4. Het bestuur draagt zorg voor het aanpassen van de gegevens. Na verwerking worden de onjuiste gegevens niet langer gebruikt.


Artikel 6. BEWAARTERMIJNEN
1. De persoonsgegevens met uitzondering van de gegevens zoals vermeldt in artikel 2 sub e van leden of de persoonsgegevens van begunstigers worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd of nadat de begunstiger te kennen heeft gegeven dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd.
2. De persoonsgegevens van oud-leden worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van het oud-lid of bij diens overlijden.


Artikel 7. BEVEILIGING
1. De U.R.V. Viking draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
2. Het bestuur draagt er zorg voor dat de verschillende functionarissen via een coderings- en wachtwoordbeveiliging toegang krijgen tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen.


Artikel 8. GEHEIMHOUDING
Een ieder die kan kennisnemen van persoonsgegevens uit de administratie van de U.R.V. Viking is gehouden deze persoonsgegevens niet anders te gebruiken dan voor het uitoefenen van zijn taak nodig is en mag deze persoonsgegevens niet aan onbevoegden en derden verstrekken.


Artikel 9. KLACHT
1. Wanneer een lid, een ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, een oud-lid of begunstiger van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd kan hij bij het bestuur van de U.R.V. Viking schriftelijk een klacht indienen.
2. Het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger motiveert zijn klacht en legt voor zover mogelijk bewijsstukken over.
3. Het bestuur onderzoekt de klacht. Wanneer het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger hierom verzoekt wordt hij door het bestuur gehoord. Het bestuur neemt binnen vier weken een met redenen omklede beslissing die schriftelijk aan het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger kenbaar wordt gemaakt.
4. Als het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger zich niet kan vinden in de beslissing op zijn klacht, dan kan het lid, oud-lid of de begunstiger naar de rechter gaan en een beroep doen op de rechtsbescherming die de Wet bescherming persoonsgegevens biedt. Ook kan het lid, de ouder, voogd of verzorger van een minderjarig lid, het oud-lid of de begunstiger een signaal afgeven bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).